Koszty podróży służbowej – jak minimalizować i optymalizować wydatki?

Koszty podróży służbowej - jak ograniczyć? | trivium.pl

Koszty podróży służbowej – jak minimalizować i optymalizować wydatki?

Podróżowanie w celach biznesowych nieodłącznie wiąże się koniecznością ponoszenia różnego typu wydatków. Koszty podroży służbowej najczęściej generowane są przez rezerwacje noclegów, koszty przemieszczania się osób, logistykę towarów i inne wydatki, które są niezbędne w przypadku określonego rodzaju wyjazdów służbowych. Dla wielu firm stanowi to zatem istotny problem, który chciałyby ograniczyć, dlatego często poszukują rozwiązań, które pomogą im optymalizować wydatki minimalizować koszty podróży służbowych. Jeśli chciałbyś ograniczyć wydatki na wyjazdy służbowe i zarezerwować hotele i bilety lotnicze w najlepszych cenach, sprawdź ofertę Trivium Travel.

Co składa się na koszty podróży służbowej?

Koszty podróży służbowych mogą obejmować różnorodne wydatki. Każdy z nich powinien być zgodny z polityką podróży służbowych firmy i udokumentowany fakturami, rachunkami lub innymi dowodami poniesienia kosztów, by można było je rozliczyć. Koszty podróży służbowej można podzielić na kilka głównych kategorii:

1. Koszty transportu     

  • Bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe: w klasach odpowiednich dla polityki firmy.
  • Wynajem samochodu: w tym paliwo, opłaty za parking i autostrady.
  • Taksówki i transport lokalny: w tym usługi takie jak np. Uber, Bolt lub lokalne komunikacje miejskie.
  • Koszty prywatnego samochodu: rozliczane na podstawie kilometrówki lub zużycia paliwa.

2. Zakwaterowanie

  • Noclegi w hotelach, apartamentach lub innych miejscach zgodnych z polityką firmy.
  • Opłaty dodatkowe, np. za Wi-Fi, parking hotelowy, czy usługi dodatkowe (pralnia, śniadania).

3. Diety i wyżywienie

  • Dzienna dieta na pokrycie kosztów wyżywienia (ustalana na podstawie Rozporządzenia lub wewnętrznej polityki firmy).
  • Rachunki za restauracje i posiłki, jeśli dieta nie obejmuje pełnych kosztów wyżywienia.

4. Koszty komunikacji

  • Opłaty za telefon, roaming międzynarodowy, czy Internet mobilny niezbędny do pracy.

5. Opłaty związane z wizytami służbowymi

  • Bilety wstępu na konferencje, szkolenia, targi.
  • Koszty materiałów promocyjnych, wizytówek, czy upominków dla klientów.

6. Koszty ubezpieczenia

  • Ubezpieczenie podróżne, zdrowotne lub od odpowiedzialności cywilnej na czas wyjazdu służbowego.

7. Koszty wiz i dokumentów podróżnych

  • Wydatki na uzyskanie wizy, paszportu lub innych wymaganych dokumentów.

8. Koszty reprezentacyjne

  • Spotkania z klientami, kolacje biznesowe lub inne wydatki, związane z budowaniem relacji zawodowych.

9. Inne nieprzewidziane wydatki

  • Awaryjne wydatki, np. opóźnienia lotów, konieczność zmiany rezerwacji, zakup rzeczy osobistych w razie zagubienia bagażu.

Dodatkowo, jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej, jakie stawki obowiązują na podróże służbowe krajowe i zagraniczne oraz w  jaki sposób rozliczać wydatki, przeczytaj artykuł.

Jak optymalizować wydatki i minimalizować koszty podróży służbowych?

Ograniczenie kosztów podróży służbowych w firmie wymaga wdrożenia odpowiednich praktyk i narzędzi zarządzania w celu zwiększenia efektywności zarządzania budżetem. Warto mieć na uwadze:

1. Opracowanie jasnej polityki podróży służbowych

  • Zdefiniowanie budżetów: ustalenie limitów kwotowych na zakwaterowanie, transport, diety i inne wydatki.
  • Ustalenie zasad wyboru klas podróży: np. bilety kolejowe zawsze w II klasie, chyba że koszt I klasy jest w podobnej cenie lub nawet tańszy, bilety lotnicze w klasie ekonomicznej i biznesowej przewidziane dla pracowników na określonych stanowiskach lub w zależności od długości lotu..

2. Korzystanie z narzędzi rezerwacyjnych i aplikacji

  • Platformy rezerwacyjne i systemy zarządzania podróżami służbowymi: rezerwacja biletów lotniczych i hoteli przez platformy porównawcze lub korzystanie z kompletnych systemów do zarządzania podróżami służbowymi, jak np. Travel Partner, może pomóc ponosić wydatki bardziej efektywnie oraz kompleksowo monitorować wszystkie podróże służbowe.
  • Wewnętrzne firmowe systemy rezerwacyjne: pozwalają zarządzać rezerwacjami zgodnie z polityką firmy.

3. Dokonywanie rezerwacji z wyprzedzeniem

  • Zasada wcześniejszej rezerwacji (np. 3–4 tygodnie przed podróżą) pozwala uniknąć wyższych cen w ostatniej chwili oraz lepiej zaplanować wyjazd służbowy, zwłaszcza jeśli wiąże się on z kilkoma destynacjami w trakcie jego trwania.

4. Negocjowanie stawek i korzystanie z ofert biur podróży dla firm

  • Negocjowanie bezpośrednich stawek w hotelach i u przewoźników: warto negocjować stawki, dotyczące noclegów w hotelach oraz kosztu zakupu biletów lotniczych. Jest to szczególnie ważne gdy pracownicy często korzystają z tego samego hotelu a także pomaga ograniczyć wydatki w przypadku większej liczby osób uczestniczących w wyjeździe..
  • Skorzystanie z ofert biur podróży dla firm: koszty podróży służbowych mogą zostać znacznie ograniczone dzięki współpracy z firmami, specjalizującymi się w organizacji podróży business travel. Korzystają one bowiem ze znacznie szerszej bazy hoteli i apartamentów na całym świecie, a ze względu na liczbę dokonywanych rezerwacji dysponują dużo lepszą cenowo ofertą noclegów i biletów lotniczych niż w przypadku rezerwacji bezpośrednio w danym obiekcie czy u przewoźnika. Sprawdź ofertę Trivium Travel.

5. Optymalizacja kosztów transportu

  • Wybór bardziej ekonomicznych środków transportu: np. pociąg zamiast samolotu na krótszych trasach.
  • Współdzielenie przejazdów: np. w przypadku kilku pracowników jadących w to samo miejsce można korzystać ze zbiorczego środka transportu lub wynajęcia samochodu.

6. Świadomość lokalnych cen w docelowej destynacji

  • Planując podróż służbową w wybrane miejsce, zwłaszcza zagraniczne, warto mieć świadomość, jakie opłaty i w jakiej wysokości należy ponieść podczas całego pobytu. Dotyczy to np. opłat za noclegi, lokalny transport, wyżywienie, wizyty na targach i eventach..

7. Raportowanie kosztów podróży i monitorowanie wydatków

  • Systemy do zarządzania podróżami służbowymi (np. Travel Partner): pozwalają lepiej kontrolować i optymalizować koszty podroży służbowych ze względu na pełne raportowanie wszystkich wyjazdów, a tym samym bardziej efektywne ich monitorowanie i weryfikację poniesionych wydatków.

8. Promowanie podróży grupowych

  • Wysyłanie pracowników w grupach na te same wydarzenia pozwala obniżyć koszty podróży służbowej m. in. w zakresie transportu i zakwaterowania.

9. Edukowanie pracowników w kwestii wyboru odpowiednich opcji

  • Informowanie pracowników o zasadach dokonywania rezerwacji hoteli czy biletów lotniczych, które obowiązują w firmie, ułatwia minimalizowanie wydatków na koszty podróży służbowych. Zasady wewnętrznej polityki podroży służbowych oraz wybieranie tańszych opcji, korzystanie z firmowych programów lojalnościowych czy zwracanie uwagi na promocje pomaga w uzyskiwaniu oszczędności dla firmy.

10. Ograniczanie kosztów reprezentacyjnych

  • Kontrola i rozsądne planowanie wydatków na kolacje biznesowe i gifty np. poprzez wyznaczenie maksymalnych limitów lub ustalenie grup klientów, dla których są przewidziane pozwoli znaleźć kolejne źródła ograniczenia wydatków na koszty podróży służbowych.

11. Dokładna analiza wydatków po podróży

  • Regularna i rzetelna analiza wydatków po powrocie z podróży oraz dokładne raporty kosztów ułatwią zidentyfikowanie obszarów do poprawy, a tym samym pozwolą na unikanie zbędnych wydatków w przyszłości.

Czy można podróżować bardziej ekologicznie? Jak firmy mogą bilansować koszty podróży służbowej i wpływ na środowisko?

Koszty podróży służbowej - podróżować ekologicznie | Trivium Travel

Podróżowanie w sposób bardziej ekologiczny jest możliwe i staje się coraz ważniejsze w strategiach wielu firm. Dzięki odpowiednim strategiom firmy mogą równoważyć koszty podróży służbowych z dbałością o środowisko, jednocześnie wspierając swoje cele związane ze zrównoważonym rozwojem. Istnieją różne sposoby na to, aby bilansować koszty podróży służbowych z jednoczesną dbałością o środowisko. W tym przypadku warto zwrócić uwagę na poniższe aspekty:

1. Wybór bardziej ekologicznych środków transportu

  • Pociągi zamiast samolotów: Wybór kolei jako środka transportu zamiast samolotu na trasach, na których czas przejazdu jest porównywalny, np. w Europie, gdzie istnieje rozbudowana sieć szybkiej kolei, może przyczynić się zarówno do podróżowania w sposób bardziej ekologiczny, jak i do ograniczenia kosztów podróży służbowych.
  • Transport publiczny: Zachęcanie pracowników do korzystania z autobusów, tramwajów lub metra w miejscu docelowym zamiast taksówek często przyczynia się do bardziej proekologicznej postawy, ale również powoduje, że koszty podróży służbowych ulegną obniżeniu.
  • Samochody elektryczne: Wynajem lub używanie samochodów elektrycznych podczas podróży służbowych, przemieszczając się z miejsca na miejsce bądź lokalnie w docelowej destynacji, pozwala zadbać o ekologię, jak również minimalizować koszty podróży.

2. Optymalizacja planowania podróży

  • Łączenie podróży: Planowanie kilku spotkań lub wydarzeń w ramach jednej podróży, aby ograniczyć liczbę wyjazdów wpływa pozytywnie zarówno na proekologiczne podejście, jak również minimalizuje łączne koszty podróży służbowych w firmie w ujęciu globalnym.
  • Podróże grupowe: Organizowanie wspólnych wyjazdów dla zespołów lub grup pracowniczych zamiast indywidualnych podróży także sprzyja minimalizowaniu kosztów oraz pozytywnie wpływa na kwestie związane z ekologią.

3. Promowanie wirtualnych spotkań w miejsce rzeczywistych

  • Spotkania online zamiast bezpośrednich wyjazdów w przypadku mniejszych projektów: W dobie postępującej cyfryzacji dużo łatwiejsze, ale także bardziej popularne stało się organizowanie spotkań online za pośrednictwem narzędzi, takich jak np. Zoom, Microsoft Teams czy Google Meet. Takie spotkanie często może być pomocne w nawiązaniu pierwszego kontaktu lub w przypadku mniejszych projektów. Nie oznacza to jednak, że zawsze zastąpi podróż służbową, zwłaszcza jeśli połączona jest ona z wizytacją zakładu, prezentacją kluczowego rozwiązania inwestycyjnego bądź udziałem w targach / eventach.. Spotkanie online na pewno jednak pozwala ograniczyć koszty podróży służbowych i wpływa pozytywnie na aspekty ekologiczne.

4. Edukowanie pracowników i ich angażowanie w projekty ekologiczne

  • Uświadamianie pracowników i propagowanie postaw proekologicznych podczas wyboru dostępnych opcji w trakcie podróży biznesowych.
  • Tworzenie programów zachęt dla osób, które wybierają bardziej zrównoważone formy transportu, z uwzględnieniem nacisku na minimalizowanie kosztów podróży służbowych.

5. Redukcja podróży na krótkie dystanse i priorytetowanie podróży zagranicznych

  • Na trasach krótkich bądź w ramach podróży lokalnych zachęcanie do korzystania z alternatywnych opcji transportu, np. kolei lub transportu publicznego.
  • Międzynarodowe podróże biznesowe nadal są istotne, zwłaszcza w budowaniu i utrzymywaniu relacji z kluczowymi klientami i partnerami, ale są planowane bardziej ostrożnie i selektywnie, co pozwala ograniczyć koszty podróży służbowej oraz dokonać wyboru pod kątem opcji proekologicznych.

6. Bilansowanie oraz równoważenie kosztów i ekologii

  1. Inwestowanie w długoterminowe rozwiązania: Choć ekologiczne podróże służbowe mogą być na początku droższe (np. samochody elektryczne, wybór kolei w miejsce samolotu), w dłuższej perspektywie zmniejszają ryzyko regulacyjne i poprawiają wizerunek firmy. Korzystanie z rozwiązań proekologicznych pozwala często ograniczyć także koszty podróży służbowych.
  2. Budżety podróży zgodne z celami ekologicznymi: Firmy mogą przeznaczać środki na bardziej zrównoważone opcje zamiast cięcia kosztów za wszelką cenę. To pozwala na optymalizację opcji podróżowania przy uwzględnieniu dostępnego budżetu.
  3. Programy lojalnościowe z partnerami propagującymi postawy proekologiczne: Współpraca z hotelami, liniami lotniczymi czy wypożyczalniami pojazdów, które oferują dodatkowe korzyści w zamian za korzystanie z ich usług, propagujących zasadę zrównoważonego rozwoju wspiera zarówno pozytywne podejście do ochrony klimatu, jak również minimalizuje koszty podróży służbowych.

Podsumowanie

Koszty podróży służbowej generowane są przez szeroki wachlarz wydatków, takich jak np. transport, zakwaterowanie, diety czy opłaty reprezentacyjne. Skuteczna optymalizacja wymaga wdrożenia odpowiednich zasad, m. in. jasnej polityki podróży służbowych, korzystania z narzędzi rezerwacyjnych, negocjowania stawek oraz planowania wyjazdów z wyprzedzeniem. Warto również promować podróże grupowe, raportowanie wydatków oraz edukację pracowników w zakresie dokonywania najbardziej ekonomicznych wyborów.

Firmy mogą dodatkowo zredukować wydatki, stawiając na ekologiczne podróże, np. wybierając transport publiczny, pociągi czy wynajem samochodów elektrycznych zamiast samolotów. Alternatywą mogą być także spotkania online, szczególnie w przypadku mniejszych projektów. Ponadto długoterminowe strategie, takie jak inwestowanie w ekologiczne rozwiązania i współpraca z partnerami promującymi zrównoważony rozwój, pozwalają bilansować oszczędności z dbałością o środowisko, wspierając zarówno cele finansowe, jak i ekologiczne organizacji.

Jeżeli jesteś zainteresowany minimalizacją kosztów podróży służbowych w Twojej firmie w zakresie rezerwacji hoteli, apartamentów oraz biletów lotniczych lub kolejowych, sprawdź, jaką pomoc może zaoferować Ci w tym zakresie Trivium Travel.

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.