Author: Marcin Król

Sfinansowano w ramach reakcji Unii na pandemię COVID19

TRIVIUM TRAVEL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ realizuje projekt pn. „Wdrożenie innowacji procesowej w Trivium Travel Sp. z o.o. polegającej na automatyzacji istniejącego procesu obsługi rezerwacji podróży służbowych dokonywanych przez klientów Firmy w wyniku zakupu usług programistycznych, co podyktowane jest koniecznością wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa Wnioskodawcy w warunkach pandemii COVID-19”.

Projekt dofinansowany jest z Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, Działanie 6.2 Wsparcie MŚP w obszarze cyfryzacji – Bony na cyfryzację (konkurs nr 1/2021).

Krótki opis projektu:

Projekt polega na wdrożeniu indywidualnie przygotowanego rozwiązania programistycznego, w wyniku którego nastąpi wprowadzenie zaplanowanej przez Wnioskodawcę innowacji procesowej: usprawnienie aktualnie funkcjonującego procesu dokonywania rezerwacji i obsługi podróży służbowych przez klientów Trivium Travel poprzez jego automatyzację, a tym samym poprzez wyeliminowanie konieczności kontaktu osobistego, co związane jest z koniecznością zmiany sposobu funkcjonowania Firmy w czasie pandemii COVID-19.

W celu zrealizowania projektu Wnioskodawca zaplanował zakup usługi programistycznej, w wyniku, której wytworzone zostanie indywidualnie przygotowane dla Wnioskodawcy oprogramowanie wraz z przeniesieniem na Wnioskodawcę praw autorskich do tego oprogramowania. W wyniku realizacji projektu powstanie 1 wskazana powyżej innowacja procesowa, którą Wnioskodawca wdroży w ramach prowadzonej działalności związanej z kompleksową obsługą i zarządzaniem podróżami służbowymi.

Wskazana zmiana procesowa ma bezpośrednie przełożenie na ograniczenie bezpośredniego kontaktu zarówno pomiędzy pracownikami Firmy i jej klientami, a także pomiędzy samymi pracownikami oraz automatyzację obiegu informacji oraz prowadzonej komunikacji.

Projekt jest zatem uzasadniony z punktu widzenia Wnioskodawcy, który musi dostosować model prowadzonej działalności do warunków, które zaistniały w trakcie pandemii COVID-19, aby móc skutecznie prowadzić obsługę podróży służbowych swoich klientów oraz zabezpieczyć się na wypadek podobnych problemów w przyszłości.

Cele projektu:

Celem projektu jest usprawnienie realizacji procesów biznesowych w firmie Wnioskodawcy poprzez automatyzację obsługi procesu rezerwacji podróży służbowych. Wnioskodawca znacząco podniesie jakość i bezpieczeństwo świadczonych usług w odpowiedzi na zapotrzebowanie zgłaszane przez swoich klientów w aktualnej sytuacji rynkowej. Dzięki wdrożeniu projektu Wnioskodawca poprawi ponadto swoją pozycję konkurencyjną i uzyska szanse na nawiązanie nowych relacji biznesowych oraz pozyskanie nowych partnerów handlowych.

Wnioskodawca zakłada, że wdrożenie rozwiązania projektowego pozwoli mu osiągnąć założone efekty w perspektywie długofalowej, co w przyszłości przełoży się na możliwość zaoferowania wyższego standardu obsługi (pełna automatyzacja obsługi procesu rezerwacji przez klientów).

Tym samym Wnioskodawca zakłada, że usługi będą świadczone w sposób znacznie szybszy, bardziej sprawny i bezpieczny, co przełoży się na wzrost zadowolenia klientów, zwiększenie przychodów i poprawę pozycji rynkowej.

Efekty projektu:

W wyniku realizacji projektu planowane jest wdrożenie innowacji procesowej polegającej na automatyzacji istniejącego procesu obsługi rezerwacji podróży służbowych dokonywanych przez klientów Wnioskodawcy w wyniku zakupu usług programistycznych, co podyktowane jest koniecznością wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa Wnioskodawcy w warunkach pandemii COVID-19 poprzez stworzenie platformy dostępnej on-line do rezerwacji i kompleksowej obsługi podróży służbowych klientów Trivium Travel.

W tym celu Wnioskodawca zaplanował zakup 2 usług programistycznych:

1. stworzenie systemu informacyjno-analitycznego,
2. stworzenie platformy informacyjnej,

w wyniku których wytworzone zostanie indywidualnie przygotowane dla Wnioskodawcy oprogramowanie wraz z przeniesieniem na Wnioskodawcę praw autorskich do tego oprogramowania.

Powstała w efekcie projektu platforma będzie składa się z dwóch zasadniczych części: informacyjno-analitycznej oraz rezerwacyjnej. Obie części stanowią komplementarną całość, a klienci korzystający z usług Firmy będą posiadali do nich równorzędny dostęp.

W wyniku wdrożenia zaplanowanego w projekcie rozwiązania informatycznego nastąpi usprawnienie jednego (1) procesu biznesowego realizowanego w Firmie Wnioskodawcy:

1. usprawnienie i automatyzacja procesu dokonywania rezerwacji i obsługi podróży służbowych przez klientów Trivium Travel, poprzez wyeliminowanie konieczności kontaktu osobistego, co związane jest z koniecznością zmiany sposobu funkcjonowania Firmy w czasie pandemii COVID-19.

Powyższe ma bezpośrednie przełożenie na konieczną zmianę sposobu funkcjonowania Firmy Wnioskodawcy w warunkach pandemii i przekłada się na ograniczenie konieczności bezpośredniego kontaktu klientów oraz pracowników i współpracowników Firmy w jej siedzibie. Wskazana zmiana procesowa jest koniecznością dla Firmy i ma na celu dostosowanie sposobu prowadzenia jej działalności do zmian powstałych w otoczeniu biznesowym na skutek pandemii COVID-19. Wskazać należy tutaj przede wszystkim proces automatyzacji i integracji poszczególnych etapów obsługi klientów w organizacji podróży służbowych, co minimalizuje konieczność bezpośredniego kontaktu pomiędzy pracownikami w biurze, jak również z klientami.

Przewidywane rezultaty projektu/planowane efekty:

Rezultatem projektu będzie (1) innowacja procesowa, którą Wnioskodawca wdroży w ramach całościowego rozwiązania programistycznego:

1. usprawnienie i automatyzacja procesu dokonywania rezerwacji i obsługi podróży służbowych przez klientów Trivium Travel, poprzez wyeliminowanie konieczności kontaktu osobistego, co związane jest z koniecznością zmiany sposobu funkcjonowania Firmy w czasie pandemii COVID-19.

Stworzone w wyniku zakupu 2 usług programistycznych oprogramowanie zagwarantuje kompleksową, zautomatyzowaną i w pełni cyfrową obsługę klientów w zakresie organizacji podróży służbowych. Cały proces obsługi podróży będzie realizowany w transparentny dla klienta sposób oraz zapewni mu możliwość szybkiej komunikacji z Trivium Travel, a także udokumentowanie i rozliczenie całej usługi.

wartość projektu (wydatki kwalifikowane): 157 500.00 PLN

wkład Funduszy Europejskich: 133 875.00 PLN